No dar abasto, como afrontar sobrecargas de trabajo.

Esta semana he estado especialmente atareado, en el trabajo y en mi vida personal. Han ido a confluir varios frentes que tenía abiertos, casi de forma simultánea. Sencillamente no soy capaz de dar abasto.

De hecho, durante esta próxima semana y la siguiente,  soy consciente que esta sobrecarga en el trabajo va a continuar.

Esta es, entre otras, una de las razones por las que he tenido que disminuir el número de publicaciones semanales en el Blog.

No dar abasto.

Por muy bien que se planifiquen los proyectos, siempre se producen contratiempos que los retrasan, peticiones «para ayer» de los jefes, y un sinfín de cosas, que producen inevitablemente picos temporales de sobrecarga de tareas.

En otros casos, a todo lo anterior, se unen obligaciones que nosotros mismos nos hemos puesto. Hacer deporte de forma habitual, compromisos familiares que debemos atender, estudiar de forma paralela al trabajo, son sólo algunos ejemplos.

Todo lo anterior, y algunas cosillas más, hacen que en algunas ocasiones tengamos la sensación de no dar abasto con el trabajo, y con nuestras vidas. Sin embargo, debemos tener presente que habremos pasado por circunstancias similares, saliendo airosos de ellas.

Si no es así, debemos aprender a hacerlo, si nos paramos a prensar fríamente, nos daremos cuenta que la gran mayoría de las cosas que nos agobian no tienen razón de ser, y lo que realmente nos agota es el estrés que acarreamos.

Planificación previa.

No obstante, a todo lo anterior, si se hace un buen trabajo previo, utilizando un sistema eficaz de gestión de proyectos y tareas, es posible dar salida a las acciones que debemos acometer mucho más rápidamente.

Debemos plantear una cronología de acciones, de forma que tengamos claro que es lo que tenemos que hacer, y cuando tenemos que hacerlo. Agrupar las acciones por contextos también puede ser de utilidad, para saber si estamos en disposición de realizar la tarea.

Por supuesto, hay que revisar y actualizar el sistema de forma periódica. Cualquier sistema que se revise regularmente es mejor, por malo que sea, a cualquier otro que utilicemos de forma irregular, por muy bueno que sea.

Soltando lastre.

Cuando se llega a esta situación, especialmente si se llevan a cabo funciones de dirección o liderazgo en la organización, se deben priorizar unos proyectos en detrimento de otros, incluso se hace necesario aparcar algunos.

Hay que localizar cuales son las tareas inaplazables que finalizan un proyecto, o que al menos proporcionen avances significativos. Con esto, aparte de disminuir la carga de trabajo, obtenemos la satisfacción y energía que da alcanzar un objetivo.

Aquellas tareas o proyectos menos importantes, sin fecha límite o muy lejana en el tiempo, podemos posponerlos. Esto no significa que los abandonemos, de vez en cuando habrá que revisar en qué estado se encuentran, retomándolos cuando volvamos a una situación de normalidad.

Delegar en nuestro equipo.

Si hemos fomentado el trabajo en equipo, promovido el crecimiento personal, y llevado a cabo un liderazgo responsable y de servicio, dispondremos de la herramienta más útil para quién tenga una posición de responsabilidad y liderazgo, un equipo de personas de confianza.

No tiene por qué coincidir con nuestro equipo formal de trabajo, los mandos intermedios que dependen de nosotros, si no que estará formado por personas en las que hemos detectado ciertas inquietudes, capacidades y actitudes.

En este equipo se encontraran personas en las que podremos depositar nuestra confianza, a la hora de delegar ciertas acciones y proyectos. Podemos delegar distintas tareas de un proyecto, reservándonos la coordinación del mismo, o ceder el liderazgo de un proyecto completo.

Respirar hondo.

Por último, debemos tener presente que este pico de sobrecarga va a continuar ahí si no hacemos algo. No podemos esconder la cabeza como los avestruces, ya que los problemas no van a desaparecer porque miremos a otra parte.

Tampoco sirve de nada lamentarnos durante días y días. Evidentemente, en algún momento, sentiremos la presión y puede que incluso sucumbamos al desanimo y al pesimismo, pero esto no puede ser la norma.

Este, al igual que otros, va a ser un periodo de tiempo con una gran carga de estrés. Por eso, debemos reponernos tan pronto como sea posible, y comenzar a dar pasos en la dirección deseada.

Debemos tomar aire, relajarnos en lo posible, y abrir nuestra mente en busca de soluciones.

Y tú ¿cómo afrontas los momentos en que te encuentras saturado y agobiado en el trabajo, o en tu vida personal?